"Cumhurbaşkanlığından Kamu Kurumlarına Elektronik Saklama Uyarısı"

TÜRKKEP'e göre benzer sorunların özel şirketlerde de yaşanmaması için elektronik saklama yöntemlerinin kullanılması oldukça önemli bir adım olarak görülüyor.

Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığı, elektronik saklama konusunda kamu kurum ve kuruluşları için bir uyarı yazısı yayımladı. Başkanlık, tüm kamu idarelerine elektronik ortamda üretilen belgelerin fiziki çıktılarının alınmaması, belgelerde e-İmza kullanılması ve söz konusu belgelerin dijital ortamda saklanması konusunda uyarıda bulundu. Resmî belgelere kolayca ulaşılabilmesi, arşivleme işlemlerindeki operasyonel yükün azaltılması ve bürokrasinin hızlandırılması amacıyla kamu kurum ve kuruluşlarında belgelerin dijital ortamda arşivlenmesi öneriliyor. Kamu kurumlarında görülen bu sorunlar özel şirketlerde de yaşanabiliyor. Benzer sorunların önüne geçmek için özel şirketlerin de elektronik saklama yöntemlerini kullanmaları oldukça önemli bir adım olarak görülüyor.

GÜVENLİ E-SAKLAMA İÇİN RESMİ HİZMET SAĞLAYICILARI TERCİH EDİLİYOR

E-Saklama, resmî, hukuki ve ticari niteliği olan her türlü bilgi ve belgenin, elektronik ortamda güvenli ve yasal olarak uzun süreli saklanmasını sağlıyor. Elektronik saklama, özel şirketlere, kamu kurumlarına ve bireylere resmi evrak arşivleme konusunda maliyet ve zaman tasarrufu sunuyor. E-Saklama ile özel şirketlerin elektronik dosya, doküman, belge, kayıt ve arşivleri her türlü riske karşı kesin bir koruma altına alınıyor. E-Saklama, özel şirketlerin belge yönetimini modernleştirirken, aynı zamanda kâğıt kullanımının önüne geçerek kullanıcılarının çevre dostu bir kimliğe bürünmesini sağlıyor.

Resmi otoritelerce onaylı bir hizmet sağlayıcı tarafından sunulan E-Saklama, standart e-posta sağlayıcılarının depolama alanlarından ya da piyasadaki diğer bulut saklama yöntemlerinden farklı olarak belgelerin %100 yasal değişmezlik garantisi ile 20 yıl süreyle saklanmasına imkân tanıyor. Bu sebeple bireyler ve şirketler güvenli elektronik saklama hizmeti almak için resmi hizmet sağlayıcıları tercih ediyor.

E-SAKLAMA VERÄ° KAYBI RÄ°SKÄ°NÄ° ORTADAN KALDIRIR

Geleneksel kâğıt tabanlı saklama yöntemlerinin yerini alan dijital saklama çözümleri sayesinde özel şirketler için e-Saklamanın önemi giderek artıyor. E-Saklama ile belgelerin yangın, deprem, sel gibi doğal afetler ya da hırsızlık gibi insan kaynaklı risklerden etkilenme ihtimali sıfıra inerken veri kaybı riski de ortadan kalkıyor. Elektronik ortamda arşivlenen belgelere zaman ve mekân gözetmeksizin internetin olduğu her yerden erişim sağlanabiliyor. Bu durum iş süreçlerini hızlandırırken verimliliğin artmasına olanak tanıyor. Kâğıt tabanlı belgelerin aksine e-Saklama uygulaması ile muhafaza edilen veriler fiziksel alan gerektirmiyor. Böylece özel şirketlerdeki ve ticari işletmelerdeki evrak depolama ihtiyaçları ortadan kalkarken maliyetlerde ciddi düşüşler yaşanıyor. Elektronik belgeler uygun şekilde yedeklendiği takdirde uzun yıllar boyunca güvenli bir şekilde korunuyor.

OLCAY YILDIZ: ENKLİ KLASÖRLERDE EVRAK SAKLAMAK TARİHE KARIŞIYOR

E-Saklama uygulamasının özel ÅŸirketlere getirdiÄŸi avantajlar hakkında bilgiler veren TÃœRKKEP Genel Müdürü Olcay Yıldız, CumhurbaÅŸkanlığı Ä°dari Ä°ÅŸler BaÅŸkanlığı tarafından Resmi Gazete'de yayımlanan uyarıyla kamu kurumlarına elektronik saklamanın önemi bir kez daha hatırlatıldı. Elektronik belgelerin fiziki olarak saklanması sorunu sadece kamu kurumlarında deÄŸil, özel sektörde de yaÅŸandığı için TÃœRKKEP olarak bu uyarıyı önemsiyoruz. Ä°ÅŸ süreçlerinin dijitalleÅŸmesi ve Türkiye'nin dijital dönüşümü için kamudan özel sektöre kadar tüm taraflara elektronik saklama yöntemlerinin önemini biz de hatırlatmak isteriz. TÃœRKKEP, 2013 yılında Bilgi Teknolojileri ve Ä°letiÅŸim Kurumu tarafından KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Hizmet SaÄŸlayıcısı olarak yetkilendirilmiÅŸtir. E-dönüşümün Türkiye’deki pazar lideri olarak Türk Ticaret Kanunu'na uygun ÅŸekilde verdiÄŸimiz TÃœRKKEP e-Saklama hizmetiyle tüm ÅŸirketlerimizin yanındayız. 

TÃœRKKEP e-Saklama alanının, standart e-posta saÄŸlayıcılarının ya da piyasadaki diÄŸer bulut saklama sistemlerinin sunduÄŸu saklama yöntemlerinden çok büyük farklılıkları var. ÖrneÄŸin biz TÃœRKKEP olarak e-Saklama sistemlerimizde yer alan tüm belgeleri %100 yasal deÄŸiÅŸmezlik garantisiyle saklıyoruz. Yani belge size 20 yıl sonra da lazım olduÄŸunda biz bunun deÄŸiÅŸmediÄŸini ispatlıyor, hukuki ve ticari verileri yasal, geçerli ve güvenli bir ÅŸekilde muhafaza ediyoruz. Saklanan belgelerin silme iÅŸlemi sadece hizmeti alan ÅŸirketin özel baÅŸvurusu ile TÃœRKKEP'in uzman çalışanları tarafından yapılıyor. TÃœRKKEP e-Saklama'nın, hayatımız boyunca bireysel ve ticari tüm önemli evrak ve dosyalarımızın güvenle saklanması için en doÄŸru yöntem olduÄŸunu düşünüyoruz. 

Bu hizmetimiz ile ayrıca fiziki arşiv zahmetini ve veri kaybı riskini ortadan kaldırıyoruz. E-Saklama ile arşivlenen tüm verilerin tamamen TÜRKKEP koruması ve güvencesi altında olduğunu söyleyebiliriz. Kullanıcılarımız, diledikleri zaman hızlı bir şekilde elektronik verilerine erişim sağlayabiliyor. Geleneksel yöntemlerde oldukça riskli ve maliyetli olan evrak saklama işlemi elektronik saklama sayesinde kolayca gerçekleşiyor. Yani renkli klasörlerde evrak saklamak tarihe karışıyor. TÜRKKEP e-Saklama hizmetlerinin sağladığı güvenilirlik ve erişilebilirlik, bilginin güvenli bir şekilde geleceğe taşınması için kritik bir adımdır dedi.

TÃœRKKEP E-SAKLAMA AFETLERDE VERÄ° KAYBI SORUNUNA SON VERÄ°YOR

Afet durumlarında ÅŸirketlerin ve kurumların veri kaybı yaÅŸamaması için TÃœRKKEP e-Saklama kullanımının çok önemli olduÄŸunun altını çizen Yıldız, Resmi olsun olmasın evrak ve belgelerin kolay ulaşılabilir olması, dijital olarak korunarak saklanabilmesi günümüzdeki en büyük ihtiyaçlar arasında. Belgelerin zaman içinde tahrip olması, zarar görmesi ya da kaybolması gibi sorunlar her zaman önemli bir konuyken özellikle afet dönemlerinde bu sıkıntılar daha çok karşımıza çıkabiliyor. Uluslararası istatistikler, afet durumlarında veri kaybının kurumlar için yıkıcı boyutlara ulaÅŸtığını çok net gösteriyor. KahramanmaraÅŸ merkezli son depremde de bu konunun ne kadar önemli olduÄŸunu bir kez daha görmüş olduk.  TÃœRKKEP e-Saklama kullanan birçok afetzede firmamız elektronik saklama yöntemini kullandığı için deprem sonrasında da önemli evraklarına kolaylıkla eriÅŸip iÅŸlerini sürdürebildi. Çünkü afet anlarında resmi evrakların kaybolması ya da tahrip olması ancak e-Saklama yöntemiyle önlenebilir. Ben bu vesileyle tüm özel ÅŸirketlerimizi ve ticari iÅŸletmelerimizi TÃœRKKEP'in e-Saklama hizmeti ile güvenli arÅŸiv tutmaya ve ülkemizin dijital dönüşümüne katkı sunmaya davet ediyorum ifadelerini kullandı.

Giriş: 27 Mart 2024 | Güncelleme: 27 Mart 2024 | Okunma: 542

Kaynak: Medya Metrik